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ビジネス環境が急速に変化する中、「デジタル化」という言葉を耳にする機会が増えています。
しかし、DXやデジタイゼーションなど似た用語も多く、正確な意味や違いを理解している方は意外と少ないのではないでしょうか。
デジタル化とは、紙やアナログで行っていた業務をデジタル技術で置き換えることを指します。
本記事では、デジタル化の基本的な意味から、DXとの違い、ビジネスで必要とされる理由、具体的な進め方まで、わかりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください！
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|デジタル化とは？
デジタル化とは、従来アナログや紙で行っていた業務やプロセスを、デジタル技術を活用して電子化・自動化することを指します。
具体的には、紙の書類をPDFやデータファイルに変換したり、手作業で行っていた業務をシステムやツールで処理したりすることが該当します。
たとえば、手書きの稟議書を電子承認システムに移行する、紙のタイムカードを勤怠管理システムに切り替える、といった取り組みがデジタル化の代表例です。
デジタル化の本質は、業務の効率化やコスト削減にあります。
アナログ作業をデジタルに置き換えることで、作業時間の短縮、人的ミスの削減、情報の一元管理といった効果が期待できます。
ただし、デジタル化はあくまで「手段」であり、それ自体が目的ではありません。
デジタル化を進める際には、何のために行うのか、どのような成果を得たいのかを明確にすることが重要です。
デジタル化が注目される背景
デジタル化が注目される背景には、日本企業が直面する複数の課題があります。
第一に、労働人口の減少です。
総務省の統計によれば、日本の生産年齢人口は1995年をピークに減少を続けており、2050年には5,275万人まで減少すると予測されています。
人手不足が深刻化する中、限られた人材で生産性を維持・向上させるためには、デジタル技術の活用が不可欠です。
第二に、グローバル競争の激化が挙げられます。
海外企業は積極的にデジタル技術を導入し、業務効率化やイノベーション創出を実現しています。
日本企業が競争力を維持するには、デジタル化による業務改革が求められています。
第三に、新型コロナウイルス感染症の影響です。
パンデミックを契機にテレワークが普及し、オンライン会議やクラウドサービスの活用が一気に加速しました。
これにより、多くの企業がデジタル化の必要性を実感することとなりました。
第四に、働き方改革の推進です。長時間労働の是正や多様な働き方への対応が求められる中、業務のデジタル化は時間や場所に縛られない柔軟な働き方を実現する重要な手段となっています。
このように、デジタル化は企業の持続的な成長と競争力強化のために、今や避けて通れない経営課題となっているのです。
|デジタイゼーション／デジタライゼーション／DXの違い
デジタル化に関連する用語として、デジタイゼーション、デジタライゼーション、DXという3つの概念があります。これらは似ているようで、実は段階や目的が異なります。
デジタイゼーションは最も基礎的な段階で、アナログ情報をデジタルデータに変換することを指します。
デジタライゼーションは、その次の段階として業務プロセス全体をデジタル前提に変革することを意味します。
そしてDXは、デジタル技術を活用してビジネスモデルや企業文化そのものを変革し、競争優位性を確立することを目的とします。
つまり、デジタイゼーションとデジタライゼーションは「デジタル化」の一部であり、DXはデジタル化を手段として用いた「変革」を指すのです。
それぞれの違いを正しく理解することで、自社がどの段階にあり、何を目指すべきかが明確になります。
デジタイゼーションとは（紙やアナログをデータ化する段階）
デジタイゼーションとは、紙やアナログで管理していた情報を、デジタルデータに変換する取り組みを指します。
デジタル化の第一段階に位置づけられる、最も基本的なステップです。
具体例としては、紙の契約書をPDFファイルにスキャンする、手書きの議事録をWordやテキストファイルに入力する、アナログ写真をデジタル画像に変換する、といった作業が該当します。
これらは既存の業務フローを変えることなく、単に情報の形式を変えるだけの作業です。
デジタイゼーションの主なメリットは、情報の保管スペースが削減できること、検索性が向上すること、データの劣化を防げることです。
たとえば、紙の書類を保管していた倉庫のスペースが不要になったり、必要な情報を瞬時に検索できるようになったりします。
ただし、デジタイゼーションだけでは業務効率の大幅な改善は期待できません。
なぜなら、業務プロセス自体は変わっておらず、単にアナログがデジタルに置き換わっただけだからです。
真の業務改革を実現するには、次の段階であるデジタライゼーションに進む必要があります。
デジタライゼーションとは（業務プロセスをデジタル前提に変える段階）
デジタライゼーションとは、業務プロセス全体をデジタル技術を前提とした仕組みに変革することを指します。
デジタイゼーションが「情報のデジタル化」であるのに対し、デジタライゼーションは「業務のデジタル化」と言えます。
具体例としては、紙の申請書をスキャンするのではなく、最初からオンライン申請システムを導入する、手作業での在庫管理を自動計算システムに移行する、対面での商談をオンライン商談ツールで完結できるようにする、といった取り組みが該当します。
デジタライゼーションでは、業務フロー自体を見直し、デジタル技術を活用して再設計します。
たとえば、承認プロセスを電子化することで、出張先からでも承認作業ができるようになり、意思決定のスピードが大幅に向上します。
また、顧客とのコミュニケーションをデジタルチャネルに移行することで、24時間365日の対応が可能になります。
この段階では、業務の効率化だけでなく、顧客体験の向上や新たな価値提供も実現できます。
ただし、既存の業務プロセスを変える必要があるため、従業員の理解と協力、組織全体での意識改革が重要になります。
DXとは（目的は変革。デジタル化は”手段”）
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用してビジネスモデル、企業文化、業務プロセスを根本的に変革し、競争優位性を確立することを指します。
デジタイゼーションやデジタライゼーションが「手段」であるのに対し、DXは「目的」が変革にあります。
経済産業省は、DXを「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義しています。
具体例としては、製造業が製品販売からサブスクリプションモデルに転換する、小売業がオンラインとオフラインを融合したOMO戦略を展開する、データ分析を活用して新たな顧客価値を創出する、といった取り組みが該当します。
DXの本質は、単なる業務効率化ではなく、デジタル技術を活用して新しい価値を生み出し、企業の在り方そのものを変えることにあります。
デジタル化はDXを実現するための重要な手段ですが、デジタル化を進めること自体がDXではありません。
DXを成功させるには、経営層のコミットメント、明確なビジョン、組織全体の意識改革、そしてデジタル人材の育成が不可欠です。
デジタル化から始めて段階的にDXへと進化させていくアプローチが、多くの企業にとって現実的な道筋となります。
|ビジネスでデジタル化が必要な理由
ビジネスでデジタル化が必要な理由は、企業を取り巻く環境変化への対応と、持続的な競争力の確保にあります。
ひとつめが、生産性向上の必要性です。
日本の労働生産性は、OECD加盟38カ国中30位と低い水準にあります。
少子高齢化による労働人口の減少が進む中、限られた人材で成果を出すには、デジタル技術による業務効率化が不可欠です。
手作業やアナログ業務をデジタル化することで、同じ人数でもより多くの価値を生み出せるようになります。
ふたつめが、顧客ニーズの多様化への対応です。
消費者の購買行動はデジタルシフトが進み、オンラインでの情報収集や購入が当たり前になっています。
顧客接点をデジタル化することで、24時間365日の対応や、データに基づいた最適な提案が可能になり、顧客満足度の向上につながります。
３つめが、リモートワークへの対応です。
働き方の多様化が進む中、場所や時間に縛られない働き方を実現するには、業務のデジタル化が前提となります。
クラウドサービスやオンラインツールを活用することで、オフィス外でも円滑に業務を進められる環境が整います。
４つめは、データ活用による意思決定の高度化です。
デジタル化により蓄積されたデータを分析することで、勘や経験に頼らない、根拠に基づいた経営判断が可能になります。
市場動向や顧客行動をリアルタイムで把握し、迅速かつ適切な意思決定を行えることは、競争優位性の源泉となります。
さいごに、コスト削減の実現です。
紙や印刷費、保管スペース、郵送費などの削減に加え、業務の自動化により人的コストも最適化できます。
また、ヒューマンエラーの削減により、ミスに起因する損失も防げます。
このように、デジタル化はもはや選択肢ではなく、企業が生き残るための必須条件となっているのです。
|デジタル化のメリット
デジタル化を推進することで得られるメリットは多岐にわたりますが、主に以下の5点が挙げられます。
1. 業務の効率化
データの電子化やプロセスの自動化により、これまで手作業で行っていた業務をスピーディかつ正確に処理できるようになります。たとえば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、ルーチン作業の自動化が可能となり、担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。
2. コミュニケーションの円滑化
チャットツールやオンライン会議システムの導入により、社内外の情報共有が迅速になります。特にリモートワークが常態化した現在、円滑な情報伝達は生産性を大きく左右します。
3. データ活用の促進
業務で得られたデータを蓄積・分析することで、意思決定の精度が向上します。顧客の行動履歴や購買傾向をもとにマーケティング施策を最適化するなど、ビジネスチャンスを広げる基盤になります。
4. 顧客満足度の向上
業務プロセスが効率化されることで、対応スピードやサービスの質が向上し、結果的に顧客満足度の向上につながります。たとえば、問い合わせ対応をチャットボットで自動化することにより、24時間体制のサポートが可能になります。
5. 柔軟な働き方の実現
クラウド化や業務システムのオンライン化により、時間や場所に縛られない柔軟な働き方が実現可能になります。これにより、働き方改革や人材確保の観点からもメリットがあります。
このように、デジタル化は業務の「効率化」だけでなく、「質の向上」や「組織の柔軟性強化」にも貢献する、経営戦略上重要な取り組みといえます。
|デジタル化の進め方
デジタル化を成功させるためには、明確なステップに沿って段階的に進めることが重要です。
以下の5つのプロセスを踏むことで、計画的かつ効果的に取り組むことができます。
1. 現状の課題と業務プロセスの把握
まず、自社の業務フローや情報管理の現状を棚卸しし、非効率な部分やアナログな作業が残っている箇所を明確にします。この段階では、部門横断的に現場の声を拾うことが重要です。
2. デジタル化の目的とゴールの明確化
単なるITツールの導入が目的化しないよう、業務効率化なのか、顧客対応の強化なのか、目的を明確にし、数値目標など具体的なゴールを設定します。
3. 優先順位の設定と段階的な導入
すべてを一気にデジタル化するのではなく、インパクトの大きい業務や短期間で効果が出る領域から着手します。たとえば、請求書の電子化や勤怠管理システムの導入などが挙げられます。
4. 適切なツール・サービスの選定
目的に応じて、クラウドサービス、RPA、AI、業務支援SaaSなどの中から、自社に最適なツールを選びます。選定時にはコスト、拡張性、サポート体制なども比較検討しましょう。
5. 社内教育と定着支援
新しいツールを導入しても、社員が使いこなせなければ意味がありません。マニュアルの整備や操作トレーニング、定着までのフォローアップが必要です。
これらのプロセスを丁寧に進めることで、社内に混乱を招かず、効果的にデジタル化を推進することができます。
|デジタル化を推進する際のポイント
デジタル化を成功させるには、技術的な側面だけでなく、組織や人の側面にも配慮することが重要です。
まず最初に気を付けたいのが、経営層のコミットメントを得ることです。
デジタル化は全社的な取り組みであり、トップダウンの推進力が必要になります。
経営層がデジタル化の重要性を理解し、明確なビジョンを示すことで、組織全体が同じ方向を向いて進めます。
予算確保や体制整備においても、経営層の関与が成功の鍵となります。
次に、明確な目的と目標の設定も重要です。
何のためにデジタル化するのか、どのような成果を目指すのかを明確にします。
単に「デジタル化すること」が目的になってしまうと、効果が薄れてしまいます。
たとえば、「月次決算業務を3日短縮する」「顧客対応時間を50%削減する」など、具体的で測定可能な目標を設定することが重要です。
次に、現場の声を反映することも欠かせません。
実際に業務を行っている現場の従業員が、最も課題を理解しています。
トップダウンだけでなく、現場からの意見や要望を積極的に取り入れることで、実効性の高いデジタル化が実現できます。
また、現場を巻き込むことで、導入後の定着率も高まります。
また、段階的に進めるアプローチが非常に重要になります。
いきなり大規模な変革を行うと、混乱が生じたり、失敗のリスクが高まったりします。
スモールスタートで成功体験を積み重ね、徐々に範囲を広げていくことで、確実に成果を出せます。
小さな成功が次のステップへの推進力となります。
これらのポイントを押さえることで、デジタル化をスムーズに推進し、確実な成果につなげることができます。
|まとめ
デジタル化とは、従来アナログや紙で行っていた業務をデジタル技術で置き換えることを指します。
近年では、労働人口の減少やグローバル競争の激化、働き方改革の推進といった背景から、企業にとって避けて通れない経営課題となっています。
まずは自社の課題を正しく把握し、小さな成功から始めて段階的にスケールさせていくことが、着実な推進への第一歩です。
経営層から現場までが一体となって取り組むことで、デジタル化は企業の競争力を高める強力な武器となるでしょう。
