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「ChatGPTで議事録作成が効率化できるって本当？」
「やってみたいけど具体的な手順がわからない」
AIの進化により、議事録の作成がこれまでにないほど簡単に、しかも効率的に行えるようになってきた今、その中心にあるのが「ChatGPT」です。
この記事では、ChatGPTを用いた議事録作成の全貌から具体的な手順、さらには活用できるツールまで、ChatGPTを議事録作成に活用する際に必要な情報を網羅的に解説しています。
記事を読むことで、議事録作成の手間と時間を大幅に削減できる新たな可能性を知ることができます。
スキマ時間でも読み切れるように、分かりやすくコンパクトにまとめているので、ぜひ最後までお読みください!!
<この記事を読むとわかること>
- ChatGPTが議事録作成にどのように対応できるか
- ChatGPTを使用した議事録作成の具体的な手順
- 人間とChatGPTの議事録作成効率の比較
- ChatGPTを搭載した議事録作成ツール3選
目次
|ChatGPTとは？
ChatGPTは、OpenAIによって開発された大規模な言語理解AIです。
GPT（Generative Pretrained Transformer）という最新の機械学習モデルを使用しており、自然言語処理のタスクで人間と同等の性能を示すことができます。
これは、人間が書いたテキストの大規模なデータセットから学習し、その結果、人間のように自然で洗練された文章を生成することが可能です。
テキスト生成だけでなく、文の要約、情報の抽出、質問応答、翻訳など、様々な用途に応用できます。
さらに、ChatGPTは文脈を理解して、長い会話の流れを追うことも可能です。
これにより、ユーザーとの対話や議事録作成などのタスクでも、より人間らしいレベルでの対応が可能になっています。
つまり、ChatGPTは、その強力な自然言語処理の能力を活用して、日常的なコミュニケーションからビジネスの業務まで、様々なシーンで活躍するツールなのです。
今回は、その中でも議事録作成に焦点を当てて、ChatGPTの可能性と活用法を探っていきましょう。
|ChatGPTの議事録作成はどこまでできる？
ChatGPTは、その高度な自然言語理解（NLU）能力と自然言語生成（NLG）能力により、議事録作成を大いに助けることができます。
ここでは、ChatGPTを使って効率化できる議事録作成のテクニックを、具体的に深堀していきましょう。
文章の要約：話し言葉でもOK！
議事録作成の大きな課題の一つが、多くの情報が飛び交う会議から要点を絞り込んで要約することです。
その際、会話というのは話し言葉特有の非形式的な表現や繰り返しなどが含まれ、それをすべて記録すると議事録が長くなりすぎてしまいます。
ここで活躍するのがChatGPTです。
ChatGPTは、大量のテキスト情報から必要な情報を適切に抽出し、それを効率的に要約することができます。
さらに、ChatGPTは話し言葉も理解するため、口語的な表現や非形式的な会話でも、その中心的な内容を的確に把握することができます。
ChatGPTによる会議の要約の例
では、具体的にどのように要約するのでしょうか？
例えば、会議の音声データを以下のように文字起こししたとします。
“今日は、私たちのプロジェクトについて話し合います。
まずは、市場の動向についてですが、競合他社が新製品を投入したことで市場は活性化しています。
その一方で、自社の製品開発は予定通り進んでいます。
ただ、新製品の投入に伴う市場の反応を見て、我々の製品のポジショニングを再考する必要があるかもしれません。”
ChatGPTがこの情報を要約すると、次のようになります。
“競合他社の新製品投入により市場が活性化。
自社の製品開発は予定通りだが、市場の反応を踏まえた製品ポジショニングの再考が必要。”
このように、ChatGPTは話し言葉でも内容を把握し、要点を絞った要約を作成することが可能です。
これにより、会議中に議事録作成に集中することなく、より会議の内容に注力できるようになります。
行動項目の抽出：確定したアクションプランをまとめる
会議で決定された行動項目は、議事録作成の最重要項目の一つです。
それらは具体的なタスクや責任者、期限などを含むことが多く、会議後の業務を進行させるうえで重要な情報源となります。
しかし、会議中に流れる情報をリアルタイムで追いながら、これらの行動項目を抽出し、整理するのは至難の業です。
ここでもChatGPTが大いに役立ちます。
ChatGPTは、自然言語処理の能力を活かし、会議の議論から具体的な行動項目を抽出することができます。
具体的な命令やタスク、誰がそのタスクを実行すべきか、その期限等の情報を含む文章を見つけることができます。
ChatGPTによるアクションプラン抽出の例
例えば、会議で次のような発言があったとします。
“今後のタスクは以下の通りです。田中さんには、新製品の市場調査をお願いします。期限は来週の金曜日までに結果を報告してください。そして佐藤さんには、競合他社の製品についての詳細な分析を進めてもらいたいです。2週間後の月曜日に分析結果を共有してください。”
ChatGPTがこの情報から行動項目を抽出すると、次のようにまとめることができます。
“1. 田中さん：新製品の市場調査。期限は来週の金曜日
2.佐藤さん：競合他社の製品分析。期限は2週間後の月曜日”
ChatGPTによる行動項目の抽出は、会議後の業務をスムーズに進め、参加者全員が同じ理解を持つことを支える助けとなります。
これにより、誤解や作業の遅延を防ぎ、全体の作業効率を高めることが可能になります。
FAQの作成：想定される質問を網羅
会議の内容が複雑で、または会議に参加できなかった人々にとって、FAQ（Frequently Asked Questions：よくある質問）は非常に役立ちます。
FAQは、特定の話題や議題についての基本的な理解を提供し、より深く学ぶための足掛かりとなります。
しかし、手動でFAQを作成するのは時間や労力、技量を必要とします。
ここでも、ChatGPTの力を借りることができます。
ChatGPTは、議事録からキーポイントを抽出し、それらに関連する可能性のある質問を生成する能力を持っています。さらに、これらの質問に対する適切な回答も提供できます。
ChatGPTによるFAQの作成例
例えば、会議の主要な議論が「新製品の開発とその市場投入」に関するものだったとしましょう。ChatGPTを用いて以下のようなFAQを作成することができます。
“Q1: 新製品の主な特徴は何ですか？
A1: 新製品は、独自の技術を用いて、ユーザーの生活をより便利にすることを目指しています。
Q2: 市場投入の予定はいつですか？
A2: 新製品の市場投入は来年の初めを予定しています。
Q3: 主なターゲット市場は何ですか？
A3: 新製品の主なターゲット市場は、20代から30代のテクノロジー愛好者です。”
このようにChatGPTを使えば、会議の内容についてのFAQを効率的に作成し、より広い範囲の人々が会議の内容を理解するのを助けることができます。
これにより、時間とリソースを節約し、会議の価値を最大化することができます。
|ChatGPTで議事録作成を効率化させる手順
– ChatGPTを使用して議事録を作成するための具体的なステップバイステップのプロセスを紹介する。
手順1：音声認識ソフトをインストールする
まずは、信頼性の高い音声認識ソフトの選択とインストールからはじめましょう。
Googleの音声認識APIやDragon Naturally Speakingのような音声認識ソフトは、音声をテキストに変換する精度の高さが評価されています。
各ソフトウェアの公式ウェブサイトからダウンロードし、ガイドに従って設定を行います。
直感的なガイドに従って操作するだけでインストールが完了できます。
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音声認識ソフトをうまく活用することで、会議の音声を瞬時にテキストデータに変換することが可能となり、議事録作成の手間を大きく軽減できます。
手順2：会議の録音と文字起こし
音声認識ソフトをインストールしたら次に進むのが、会議の録音とその文字起こしです。
会議を開始すると同時に録音を始め、終了時に録音を止めます。この録音データを音声認識ソフトに通すことで、テキストデータに変換します。
これにより、ヒューマンエラーを極力排除しつつ、確実に会議の全体像を捉えたテキストデータを得ることが可能となります。
手順3：テキストの前処理
音声をテキスト化したら、次に進むのがテキストの前処理です。
このプロセスは議事録作成における重要なステップで、ここでは冗長な表現の削除や、人間が話すときの自然な言い回しや言葉遣いを一貫性のある形式に調整します。
例えば、同じ意味を持つ単語が異なる表現で使われている場合、それらを一つの表現に統一するなどの作業を行います。
これにより、ChatGPTが会議の主要なテーマと行動項目をより効率的に抽出できるようになります。
手順4：要約とキーポイントの抽出
前処理されたテキストが準備できたら、次はChatGPTを使用してテキストから要約とキーポイントを抽出します。
ChatGPTは大量のテキストデータから重要な情報を抽出し、それを短く要約する能力に長けています。
具体的には、要約のタスクを指示し、テキストを入力することで、ChatGPTはそれを短い要約に変換します。
同様に、行動項目や決定事項を特定する指示を出せば、それらの項目をテキストから抽出します。
このステップにより、膨大な量の会議内容を凝縮し、必要な情報を簡潔にまとめることができます。
手順5：ドキュメントファイルに議事録をまとめる
要約とキーポイントの抽出が完了したら、次はその情報をドキュメントファイルにまとめる作業です。
まず、全体の構造を理解し、どの部分が最も重要であるかを決定します。
その後、議論の流れや重要な行動項目、決定事項、その他のキーポイントを適切な順序で配置します。
これにより、読者が議事録を読む際に、内容を簡単に理解し、必要な情報をすぐに探せるような構造を作り上げます。
手順6：人間によるレビューと修正
AIが高度に進化している現在でも、議事録の最終レビューと修正は人間の役割として残っています。
AIは複雑な文脈やニュアンスを完全に理解することは難しいため、その点での誤解や誤解釈を避けるために、最後は人間が全体を見直すことが重要です。
具体的には、各セクションの流れが適切であるか、情報が適切に整理されているか、抜け落ちたキーポイントはないか等を確認します。
また、最終的には、会議の参加者が議事録を見て、内容を理解し、アクションを起こせるようになることが目標です。
このようにして、ChatGPTを用いて効率的に議事録を作成し、人間が最終的な精度を確認するという流れを作り上げることができます。
|ChatGPTを搭載した議事録作成ツール3選
上記で紹介した手順を踏めば、面倒な議事録作成を効率化することが可能ですが、ある程度ChatGPTを使いこなす「慣れ」のようなものが必要なのも確かです。
出来ることなら、既存のツールでChatGPTを利用した議事録作成ツールがあれば、それに越したことはないでしょう。
ここでは、そんな要望に応えるために、発表または開発中のChatGPTを利用した議事録作成ツールを3つ厳選してご紹介します。
1.ワンクリック自動議事録AI「YOMEL」
AI技術スタートアップ、アーニーMLGが運営する自動議事録AI「YOMEL」は、OpenAI社が提供するChatGPTと連携、会議の自動要約や質疑応答の自動抽出を可能にしました。
「YOMEL」は、アプリケーションをインストールするだけでオンライン・対面を問わず会議のワンクリック議事録作成が可能で、さらに全自動で会議内容の要約と質疑応答を抽出してくれます。
作業効率は驚くことに、20分かかっていた議事録作成が0分〜3分にまで削減できたとのこと。
「YOMEL」の操作は非常に簡単で、アプリケーションをインストールすると、デスクトップに現れる「YOMELボタン」を会議の開始と終了時にクリックするだけです。
「YOMEL」は、議事録作成の課題を解決し、誰もが簡単に使える議事録AIツールとして、自動要約機能などの研究開発に注力しています。
今後のバージョンアップにも期待できる画期的なツールといえるでしょう。
2.平岡拓さんが作成した「業務時短ツール」（名称未定）
24歳のフリーランスの平岡拓さんは、「ChatGPT」を用いた革命的な議事録自動作成ツールを開発し、そのニュースは一夜にして衝撃を与えました。
特筆すべきは、平岡さんが一行もソースコードを書かずにツールを作成したこと。
異なるウェブサイトやアプリケーションを連携させてタスクを自動化できる「Make」というノーコードツールを用い、Zoom、文字起こしツールのWhisper、ChatGPT、Googleドキュメントなどを連携させました。
この全自動議事録作成ツールは、Zoom会議の録音データを文字起こしし、それを要約してドキュメントを作成し、その内容を「Slack」に通知するという手順で動作します。
ChatGPTの役割は、文字起こしデータを要約することです。これにより、長大な議事録の作成とその要約が自動化され、業務の効率化に貢献しています。
平岡さんは、この他にも「すぐ質問してくる部下への回答を自動化」「LINEの顧客対応を自動化」など、ツイッターやYouTubeでChatGPTなどを活用した「業務時短ツール」の作り方を紹介しており、人間の言葉で命令ができるChatGPTを「個人DXの最強のツール」と評しています。
3.オンライン会議解析ツール「MiiTel Meetings（ミーテルミーティング）」
株式会社RevComm（レブコム）は、AI搭載オンライン会議解析ツール「MiiTel Meetings」に、議事録作成機能を新たに搭載したことを発表しました。
「MiiTel Meetings」は、ZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議にAIによる文字起こしとトーク分析機能を付加。
オンライン会議の可視化、社内共有を実現し、営業の生産性向上を図る一方、Salesforceなどの顧客管理システムとの連携により、顧客とのオンライン会議を一元管理することができる画期的なツールです。
新たに追加されたChatGPTによる議事録作成機能では、オンライン会議の議題、現状課題、提案内容、決定事項、ネクストアクションを整理し、議事録を自動で作成、保存します。
これにより、会議の要約が瞬時に行え、ログ保存の負担も大幅に軽減されます。議事録作成は、「議事録作成ボタン」を押した場合のみ実行され、データがChatGPTの学習に使用されることはありません。
|まとめ：現状ではひと手間だが、今後の効率化ツールに希望
本記事では、AI技術「ChatGPT」を活用した議事録作成について詳しく解説しました。
ChatGPTを活用することで、要約、キーポイントの抽出、FAQの作成といった重要な議事録作成タスクを高速かつ効率的に行うことが可能となり、より精緻な会議結果の共有が可能になります。
ChatGPTを代表としたAIの進化は、私たちの仕事の在り方を大きく変えてくれるでしょう。
作業の時間を大幅に削減することで、私たちがよりクリエイティブな業務や重要な決定を行う時間を増やすことを可能にします。
しかし、あくまでChatGPTはツールであり、その効果的な利用方法は、私たちユーザー自身が理解し実践することが求められます。
今後はChatGPTをはじめとするAI技術の進化が進む一方で、その利用方法や組み合わせ方をより深く理解し、最大限の効果を引き出すべきです。
この記事を、議事録作成業務の効率化やクオリティ向上の一助として利用していただければ幸いです。
