「紙の書類からPCにデータを入力するのが面倒」「目視での書類チェックが疲れる」

このように感じている方は多いです。

データチェックや入力作業は単純な上、集中力が必要、さらに大量にこなさなければならないため、とても疲れますしヒューマンエラーが起きやすい業務です。

そこでこの記事では、単純作業を人の代わりに行ってくれるAI-OCRについて、AI-OCRとは何か、導入のメリットや注意点、おすすめのサービスなどを含め詳しく解説していきます。

この記事を読むことでAI-OCRについて理解でき、業務の効率化を行えるようになります。

|AI-OCRとは

AI-OCRは、AI技術とOCR技術を組み合わせた文字認識の技術です。

画像データのテキスト部分を認識して文字データとして取り出せます。

たとえば請求書や領収書など、紙の書類をスキャナーで読み取れば、書類中の文字情報をデジタル化して保存できます。

AI-OCRを使えば、各種帳票や書類の文字を自動的に抽出してデータベースに取り込めるので、わざわざ手入力でPCなどに文字を打ち込む必要がなくなります。

そのため業務効率の改善の観点から注目を集めている技術です。

|AI-OCRとOCRの違い

AI-OCRはもともとのOCR技術にAI技術を加えたものです。

AIが追加されたことによって、OCRの機能が拡張され使いやすくなりました。

具体的にAI-OCRは、これまでのOCRと比べて以下の点で優れています。

・読み取り精度

・手書き文字の認識ができる

・レイアウトの指定作業を省ける場合がある

AI-OCRではAIの学習機能によって、多少形が崩れた文字も認識できるようになりました。

そのため、筆跡に個人差がでる手書き文字も問題なく認識できます。

また従来のOCRでは、取り込んだ画像中の決まった範囲でしか読み取りを行えませんでした。

そのため形式の異なる書類を読み取る場合はその都度いちいち画像のレイアウトを設定し直さなければいけませんでした。

しかしAI-OCRなら、設定の変更なしで様々な形式の文書を読み取ることができます。

|AI-OCRの種類

AI-OCRには大きく分けて種類が3つあります。

それぞれの種類の特徴について見ていきましょう。

汎用×定型

汎用×定型タイプのAI-OCRは、あらかじめ読み取る画像の形式を決めて使用します。

形式が違う帳票を複数扱うときは、毎回読み取り画像のレイアウトを設定し直す必要があります。

そのため少々手間がかかりますが、代わりに読み取り精度が高いのが特徴です。

汎用×非定型

汎用×非定型タイプはAIに事前学習させることで、様々な形式の画像から文字情報を読み取ることが可能です。

AIに学習させる手間がかかりますが、異なる形式の帳票を複数扱う場合も、画像のレイアウトを毎回設定し直す必要がないので便利です。

業務特化×非定型

業務特化×非定型タイプは、特定の帳票の読み取りに特化したAI-OCRです。

たとえば「領収書だけ読み取れる」といったように、対応できる帳票の種類は限られます。

しかし、対応可能な帳票画像ならば様々な形式に対応できます。

ちなみにこのタイプのAI-OCRは、AI-OCRサービスの提供者がAI学習を行うため、利用者はAI学習を実施しなくても済みます。

|AI-OCR導入のメリット

AI-OCRの導入には多くのメリットがあります。

ここからは主なメリット6つについてそれぞれ解説していきます。

入力作業の時間を減らせる

AI-OCRがあれば自動で画像から文字を抽出してくれるので、目視での確認や手作業でのデータ入力にかかる時間を減らせます。

現在でも、郵便物や各種窓口業務で多くの手書きの帳票が使われているため、AI-OCRの導入によって様々な企業で大幅な作業時間の短縮が期待できます。

高い読み取り精度で手書き文字にも対応

これまでのOCRは、手書き文字や非定型の帳票の読み取りは不得意でした。

しかしOCRにAI技術が加わったことで、以前よりも読み取り精度が向上し、手書き文字や非定型の帳票にも対応できるようになりました。

ミスを減らし業務を効率化できる

AI-OCRを導入すれば、ヒューマンエラーを大幅に少なくできます。

たとえば、帳票を目視でチェックしていると、知らず知らずのうちに集中力が切れて流し読みになってしまい間違いを見落としてしまいます。

またデータを手入力する際も、打ち間違いが頻繁に起こります。

AI-OCRを利用すれば、業務を機械が代わりに行ってくれるので、人間が行う業務量が減るのでヒューマンエラーが少なくて済みます。

ペーパーレス化を実現できる

AI-OCRを使って紙媒体の情報をデジタルデータに変換すれば、社内のペーパーレス化を実現できます。

紙で情報を管理していると様々なデメリットがあります。

たとえば

・書類を探すのに時間がかかる

・書類を保管する場所が必要になる

・紛失のリスクがある

・情報漏洩の危険が高い

・環境に負荷がかかる

このような問題を改善できるので、AI-OCRを使ったペーパーレス化の取り組みには大きな価値があります。

情報の一元化が可能

様々な場所に散在していた紙の資料をデジタルデータ化すれば、膨大な情報をWeb上で一元管理できるようになります。

業務に必要な全ての情報が一元化されれば、情報を探す時間が短縮されたり、情報や貴重なノウハウの共有がスムーズになったりして、業務の効率化を実現できます。

様々な形式に対応できる

以前のOCRでは、決まった形式の文書からしか文字情報を読み取れなかったため、複数の形式の帳票を同時に処理したり、形が崩れた帳票を処理したりといったことができませんでした。

しかし、AI技術をプラスしたことによって、様々な形の形式に対応できるようになり、OCRを適用できる範囲が広がりました。

|AI-OCRの課題・注意点

導入することで多くのメリットをもたらしてくれるAI-OCRですが、使用するうえで覚えておきたい注意点も存在します。

認識精度は完璧ではない

AI-OCRの文字認識の精度は完璧とはいえません。

AI技術の発達によってデータの読み取り精度が大幅に向上したとはいえ、100％の精度を実現できるわけではありません。

そのためチェックや修正作業は要所要所で必要です。

AI-OCRの読み取りは不完全なものだという認識をあらかじめ持ったうえで、適切に運用することが大切です。

縦書きが不得意

AI-OCRの種類によっては、縦書きの読み取りができないものもあります。

AI-OCRは最初、横書きの書体を使う英語圏で開発が進んでいた技術であり、横書きの形式の方が得意な傾向にあります。

ただ、現在では縦書きに対応しているAI-OCRもありますので、縦書きの帳票を扱いたい場合は縦書きの文字をきちんと読み取れるAI-OCRかどうか確認しておきましょう。

|AI-OCRサービスの選び方

ここからはAI-OCRサービスを比較する際、基準にするべき4つの特徴を紹介していきます。

読み取り精度が十分か

AI-OCRを選ぶうえで最も重要なのは、読み取りの精度が業務に使えるレベルかどうかです。

読み取り時に誤字が頻繁に発生してしまえば、修正にかかる時間が増えてしまうので、手動で入力する方が早いという状況を引き起こす可能性があります。

可能であれば導入する前に読み取りテストを行い、どれだけ正確に読み取れるかを確認して、実際の運用に耐えられるかどうか判断することをおすすめします。

サポート体制の充実

AI-OCRサービスを利用する際、難しい設定や機能を使いこなそうとすれば、不明点や不具合などが何かしら発生します。

解決には専門知識が必要な場面もあるため、相談できるサポート窓口の有無がAI-OCRサービスを選ぶうえで重要な判断基準になります。

営業時間だけでなく、早朝や夜間までサポートが提供されていると、落ち着いた時間に相談できるためおすすめです。

読み取らせたい帳票に対応しているか

AI-OCRには読み取り可能な帳票が限られているものもあります。

あらかじめ読み取らせたい帳票が決まっている場合は、AI-OCRが目的の帳票に対応しているか確認する必要があります。

AI-OCRのタイプと性能をきちんと確認したうえでAI-OCRサービスを選択するようにしましょう。

帳票の仕分け機能の有無

たとえば汎用×定型タイプのAI-OCRを使用する場合、決まった形式の文書にしか対応できないので、事前に読み込ませる形式を設定して業務を行います。

帳票の種類が一つしかない場合には問題ありませんが、帳票の種類が多い場合は事前に仕分けをしなければなりません。

そんなとき、帳票自動仕分け機能があると便利です。

帳票を一括で読み込ませた後、帳票内に含まれているキーワードを認識して、帳票の種類を自動的に判別して仕分けてくれます。

多言語に対応可能か

AI-OCRサービスによって対応している言語が異なります。

たとえば、日本語のみに対応している製品もあれば、英語や中国語など複数の言語に対応している製品もあります。

たとえばグローバル企業では、様々な言語の文書がやり取りされるため、多言語に対応した製品が必要です。

AI-OCRを選ぶ際には、読み取りたい言語がサポートされているかどうかも重要なポイントです。

|AI-OCRサービス3選

ここからは、おすすめのAI-OCRサービスを3つご紹介していきます。

SmartRead

SmartReadは、独自開発のアルゴリズムにより高い認識・読み取り精度を誇るAI-OCRサービスです。

【主な特徴】

・認識・読み取り精度が99.2％と高い

・手書き文字や活字、定型・非定型帳票文書を認識可能

・チェックボックスや丸囲い文字なども読み取れる

・文書の自動仕分け機能搭載

・自動検証機能「スマートベリファイ」搭載

SmartReadには「スマートベリファイ」と呼ばれる自動検証機能が搭載されています。

これは人の目による確認作業を効率化する機能で、読み取り結果について正しい確率が高いとAIが判断したものを一括で確認済みにできます。

そのため利用者は間違っている確率が比較的高い読み取り結果の確認や修正に集中できます。

CLOVA OCR

CLOVA OCRはOCRの認識精度を競う世界的コンペティションにおいて、計6分野で世界No.1を獲得した高性能AI-OCRです。

【主な特徴】

・日本語や英語をはじめとする多数の言語に対応

・縦書きの文字や手書き文字の読み取りが可能

・定型だけでなく非定型の帳票にも対応

CLOVA OCRはあらゆる文書・画像・PDFの読み取りに優れています。

手書き・縦書き・湾曲・表・シワの寄った書類・汚れてしまった悪条件の書類なども対応可能です。

AIよみと～る

「AIよみと～る」は、NTT東日本が提供する高性能AI-OCRツールです。

【主な特徴】

・96.71%の高い読み取り精度

・簡単な読取設定ですぐに利用できる

・直観的に使えるUI

・手書き文書も読み取り可能

・帳票の自動仕分け機能搭載

「AIよみと～る」はシンプルで使いやすいUIが特徴的です。読み取り設定はマウス操作だけでよく、難しい操作は必要ありません。

また、元の文書と読み取り結果の比較情報が表示されるのもポイントです。

誤認識のチェックが簡単なので修正作業の時間を短縮できます。

|AI-OCRの導入事例

ここからはAI-OCRを使って実際に業務改善を行った例を3つ紹介していきます。

茨城県大子町

茨城県大子町は、手書きの帳票チェックとデータ入力にかかっていた作業時間をAI-OCRの導入によって大幅に削減しました。

【課題】

月平均で約1,000枚以上役場に届けられるタクシー券（タクシーの利用区間と料金が記載された手書きの帳票）のデータ入力業務を一人の担当者が行っており、大きな負担になっていた。

【AI-OCRによる解決】

AI-OCRを導入したことで作業内容が変化、タクシー券の読み取り・CSVへの変換・Excelへの貼り付けといった簡単なものになり、これまでと比較して作業時間を短縮できた。

東京都中野区

東京都中野区は、AI-OCRを用いて住民税収納に関する業務を改善し、作業時間の短縮とコストカットに成功しました。

【課題】

基幹システムへのデータ登録業務に苦労しており、外部の専門業者にも作業を依頼していた。

しかし、昨今の労働力減少や賃金上昇によってコストが増大し課題となっていた。

【AI-OCRによる解決】

AI-OCRを用いた業務改善システムを導入した結果、業務にかかる作業量を30％、外部委託コストを25%削減できた。

山梨県都留市

山梨県都留市は、AI-OCRとRPAを用いて、特定給付金支給に関する業務の作業時間を大幅に削減しました。

【課題】

特別定額給付金を支給するにあたり、これまで以上に作業のスピードと正確性が求められるようになった。このような状況の中、サービスの質を低下させないために作業効率を高める必要があった。

【AI-OCRによる解決】

AI-OCR・RPAによって入力されたデータの確認に時間がとられたものの、職員の作業時間をこれまでと比べ84％も削減できた。

|まとめ：AI-OCRで業務を効率化しよう

この記事では、AI-OCRについて主に以下の内容をお伝えしてきました。

・AI-OCRはAI技術とOCR技術をかけ合わせることで誕生した文字認識技術

・作業時間の短縮やペーパーレス化など業務改善に大きな力を発揮する

・AI-OCRには3つのタイプがある

・現在様々なAI-OCRサービスがあり、どれも高い読み取り精度を誇っている

・すでにAI-OCRを用いて業務改善に取り組む組織が多数あり、成果を残している

AI-OCRは手書きの帳票などから文字データを抜き出し自動でデジタルデータに変換してくれる非常に便利なツールです。

以前は読み取りの精度が十分ではなく、実際の業務に耐えられない場面がありましたが、現在は性能が大きく向上して様々なシーンで使えるようになりました。

もし紙の書類の処理に多くの時間を費やしているなら、AI-OCRを試してみてください。

きっと大幅な業務時間の短縮につながります。